E-Mail Archivierung
Die meisten Unternehmen verfügen über ausgezeichnete E-Mail-Server oder Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme sind jedoch meistens nicht dafür ausgelegt, große Datenmengen über einen längeren Zeitraum revisionssicher aufzubewahren und bereitzustellen. Daraus können sich technische, juristische und wirtschaftliche Probleme ergeben:
Jeder Kaufmann, Handelsgesellschaft, eingetragene Genossenschaft & juristische Person muss E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind für sechs bis zehn Jahren aufbewahren. Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.
Denn E-Mails sind nicht nur ein wichtiges Kommunikationsmedium, sondern auch eine umfassende und wertvolle Informationsressource in Unternehmen. Das Management dieser Ressource kann jedoch durchaus eine Herausforderung darstellen. Per E-Mail übertragene Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern Ihrer Mitarbeiter. Diese Wissensquelle langfristig zu bewahren und für alle Kollegen effizient nutzbar zu machen, kann entscheidend zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.
Microsoft Office 365-Mails
Microsoft ist nicht für den Schutz und die Bewahrung der Kundendaten verantwortlich (Shared Responsibility Model), wodurch die Verantwortung die Daten zu schützen, aufzubewahren und ständig verfügbar zu halten beim Kunden liegt.
E-Mails sollten vor versehentlichem oder böswilligem Löschen geschützt werden, ansonsten kann die Erfüllung rechtlicher Anforderungen schwierig sein. Auch wenn Microsoft 365 grundsätzlich die nötigen Optionen enthält, versehentlich gelöschte Daten wiederherzustellen, können Situationen entstehen, die das Tagesgeschäft behindern oder sogar ernsthaft gefährden.
Dies hat nicht nur Vorteile für Sie als Unternehmen sondern auch Ihre Mitarbeiter. Einige E-Mail-Archivierungslösungen von Drittanbietern bieten dem Anwender eine schnelle und effiziente Suche, sowie die einfache Wiederherstellung von E-Mails, wodurch IT-Mitarbeiter entlastet werden können.
Außerdem bei einem Ausfall des Microsoft Office 365-Dienstes steht ohne eine E-Mail-Archivierung eines Drittanbieters kein Zugang zu den eigenen E-Mails zur Verfügung. Mit einer Drittanbieterlösung wird zusätzlich sichergestellt, dass ein Vendor Lock-in vermieden und so viel Flexibilität wie möglich gewährleistet wird.
Infido unterstützt Sie und Ihr Unternehmen bei der langfristigen Sicherung Ihrer E-Mails mit der passenden Software.
Ihre Vorteile mit INFIDO
- sorglose, automatische Archivierung, nach vorgegebenen Standard
- problemlose Einbindung in Ihr bestehendes E-Mail-System
- Mitaufnahme von bestehenden E-Mails
- nach Bedarf Outsourcing der Archivierungs-Hardware
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